Privacybeleid Carnavalsclub de Lèpkes

Privacy beleid Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens.
De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op ons. Carnavalsclub de Lèpkes verwerkt namelijk persoonsgegevens.

Middels dit document informeren wij je over hoe Carnavalsclub de Lèpkes deze gegevens verwerkt.

Privacy statement
Als Carnavalsclub de Lèpkes verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met de (oud-)leden, carnavalsstichting Papgat, andere carnavalsverenigingen, -clubs en kapellen. Van deze carnavalsverenigingen, -clubs en kapellen worden alleen de contactgegevens van het secretariaat en de namen van de bestuursleden verwerkt. De gegevens van leden worden opgenomen in onze ledenadministratie. Je hebt altijd de mogelijkheid je eigen gegevens in te zien, te laten bewerken of af te laten schermen.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie van de leden verloopt via het inschrijfformulier dat de secretaris verstrekt. De secretaris-/ledenadministratie (=gegevensbeheerder) heeft enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in een Excel-spreadsheet. De inschrijfformulieren die op papier ontvangen zijn, worden na de verwerking op het secretariaat bewaard.

Bijzondere persoonsgegevens
Carnavalsclub de Lèpkes verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Financiële gegevens
Het is beleid bij Carnavalsclub de Lèpkes dat de contributie en eventuele andere ledenbijdragen bij de leden wordt geïnd. Om deze financiële administratie te voeren, vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in als onderdeel van het lidmaatschap registratieformulier (inschrijfformulier). Deze machtigingsformulieren worden op het secretariaat fysiek bewaard, doordat deze deel uitmaken van het inschrijvingsformulier. De penningmeester alleen, registreert deze machtigingsgegevens in de beveiligde Rabobank-omgeving op internet. Uitsluitend de penningmeester heeft inzicht in de financiële gegevens. Direct na het beëindigen van het lidmaatschap worden deze financiële gegevens vernietigd.

Algemene gegevens contacten
Onder algemene gegevens worden uitsluitend de namen, adresgegevens, telefoonnummers en bijzondere data (datum aanvang lidmaatschap, geboortedatum) van de leden verstaan. De algemene gegevens worden pas verwijderd indien een lid specifiek te kennen geeft dat zijn of haar gegevens verwijderd dienen te worden. De gegevens van oud-leden worden uitsluitend gebruikt om deze oud-leden over activiteiten georganiseerd door Carnavalsclub de Lèpkes te informeren.

Beeldmateriaal
Carnavalsclub de Lèpkes maakt als herinnering voor de leden tijdens activiteiten foto’s. Deze foto’s kunnen ook gebruikt worden ten behoeve van promotie van de Carnavalsclub de Lèpkes. Tevens kunnen deze foto’s geplaatst worden op de website van Carnavalsclub de Lèpkes of de facebook pagina. Bij nieuwe lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Het is te allen tijde mogelijk om reeds verstrekte toestemming in te trekken of geplaatst beeldmateriaal te laten verwijderen of “blurren”.

Communicatie
Het privacy beleid van Carnavalsclub de Lèpkes is terug te vinden op de website van Carnavalsclub de Lèpkes.

Datalekken
Indien sprake is van (een vermoeden van) een data lek wordt dit conform de “Meldplicht Datalekken” gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Na melding van een data lek worden de leden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens, reageert Carnavalsclub de Lèpkes binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (mariansuetens@gmail.com).